Czy Twoja firma jest gotowa na cyfryzację i nowe wyzwania 2026 roku? Sprawdź, jak zmiany w KSeF, kosztach pracy i marketingu mogą wpłynąć na Twoje działania!

Pierwszy tydzień lutego 2026 przejdzie do historii polskiego biznesu. W sobotę 1 lutego największe firmy w kraju ruszyły z obowiązkowym Krajowym Systemem e-Faktur. Brzmi technicznie? To znacznie więcej – początek całkowitej cyfryzacji obiegu dokumentów finansowych, która w najbliższych dwóch miesiącach obejmie każdego przedsiębiorcę. Do tego dochodzą styczniowe podwyżki kosztów pracy i podatków, które już uderzają w budżety, a rynek B2B przechodzi cichą rewolucję w sposobie pozyskiwania klientów.

KSeF 2.0: Pierwsze starcie z nową rzeczywistością

Od wczoraj (1 lutego) działa środowisko produkcyjne KSeF 2.0, które zastąpiło poprzednią wersję. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych objął podmioty, których wartość sprzedaży przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł.

Jak wyglądała migracja?

W dniach 26-31 stycznia Ministerstwo Finansów przeprowadziło planowaną przerwę techniczną i migrowało system. Od 28 stycznia duże przedsiębiorstwa mogły testować integracje w nowym środowisku – i właśnie wtedy pojawiły się pierwsze problemy.

Najważniejsze zmiany techniczne to:

• wyłączenie starego Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU),
• nowy standard JPK_CIT obowiązujący od 1 stycznia 2026,
• wyższe wymagania wobec programów księgowych w zakresie ustrukturyzowanego przesyłania danych.

Protip: Reprezentujesz MŚP z terminem wdrożenia na 1 kwietnia? Nie ignoruj problemów “dużych graczy”. Śledź ich zmagania z odrzucanymi fakturami i awariami API w lutym. Sprawdź, czy dostawca Twojego oprogramowania ERP zaktualizował je do wersji zgodnej z KSeF 2.0. Jeśli Twoi kontrahenci to korporacje (>200 mln obrotu), od wczoraj wystawiają Ci faktury w KSeF. Upewnij się, że masz techniczny dostęp do pobierania – nawet jeśli sam nie musisz ich jeszcze generować, odbiór jest kluczowy dla odliczenia VAT.

Odliczanie czasu dla pozostałych

Innym przedsiębiorcom zostało 57 dni do 1 kwietnia 2026 r. To ostatni moment na spokojne wdrożenie systemu, przeszkolenie zespołu i przetestowanie integracji z obecnym oprogramowaniem. Styczeń był czasem na komfortowe działanie. Teraz liczy się każdy dzień.

Budżety pod presją: nowa kosztowa rzeczywistość

Styczeń przyniósł skok kosztów prowadzenia biznesu. Przedsiębiorcy dostali jednoczesny cios: wyższa płaca minimalna, droższe składki zdrowotne i niższe limity podatkowe.

Płaca minimalna rośnie o 140 zł

Od 1 stycznia 2026 obowiązują stawki:

• płaca minimalna: 4806 zł brutto (około 3605 zł netto),
• minimalna stawka godzinowa: 31,40 zł brutto,
• całkowity koszt pracodawcy: ponad 5790 zł na pracownika.

Problem dotyczy nie tylko firm płacących “minimalną”. Wzrost podnosi automatycznie inne wskaźniki – dodatki nocne, minimalne podstawy zasiłków czy stawki outsourcowanych usług.

Składka zdrowotna uderza w ryczałtowców

W styczniu GUS podał przeciętne wynagrodzenie za IV kwartał 2025 r. (9228,64 zł), aktualizując stawki ryczałtowej składki zdrowotnej na cały 2026 rok:

Przychód roczny	Składka miesięczna	Wzrost r/r
do 60 000 zł	498,35 zł	+37 zł
60 000–300 000 zł	830,58 zł	+60 zł
powyżej 300 000 zł	1 495,04 zł	+110 zł

Protip: Podwyżka płacy minimalnej to efekt domina. Jeśli korzystasz z outsourcingu (sprzątanie, ochrona, proste usługi biurowe), przygotuj się na lutowe aneksy do umów z podwyżkami o minimum 5-8%. Ryczałtowcy – nowe stawki zdrowotne liczą się już od stycznia (płatne w lutym). Zaktualizuj zlecenia stałe w banku.

Silny złoty obniża progi podatkowe

Umocnienie złotówki względem euro sprawiło, że limity podatkowe (wyrażone w EUR i przeliczane kursem z października) spadły w PLN. Konsekwencja? Część przedsiębiorstw straciła status “małego podatnika” lub prawo do ryczałtu, choć obroty w złotówkach wzrosły nieznacznie.

Dodatkowa niespodzianka: limit amortyzacji aut spalinowych spadł ze 150 tys. zł do 100 tys. zł. Pojazdy elektryczne i wodorowe zachowały wyższy próg (225 tys. zł).

Protip: Przeanalizuj przychody za 2025 rok. Jeśli oscylowałeś wokół granicy 2 mln Euro (status małego podatnika), w 2026 mogłeś stracić preferencje, mimo że obroty w PLN praktycznie się nie zmieniły. Planujesz leasing auta spalinowego? Pamiętaj, że korzyść podatkowa jest teraz znacznie mniejsza – warto przeliczyć TCO dla elektryka.

Cyfryzacja HR: koniec papierowej ery

27 stycznia 2026 r. weszły nowelizacje Kodeksu pracy z pakietu deregulacyjnego.

Co się zmieniło w codziennej pracy?

Elektroniczny obieg dokumentów – wprowadzono pełną równoważność prawną formy papierowej i cyfrowej dla dokumentów kadrowych (wnioski urlopowe, wnioski o elastyczną organizację). Koniec z koniecznością “wydruku i podpisu” w większości firm.

Dane ZUS ze stycznia pokazują skutki dyrektywy work-life balance: 9-tygodniowa nieprzenoszalna część urlopu dla ojców (“wykorzystaj albo stracisz”) realnie przekształca rynek – widać gwałtowny wzrost wniosków składanych przez mężczyzn.

Protip: 27 stycznia to moment, kiedy powinieneś definitywnie zamknąć papierowe teczki w bieżącej obsłudze HR. Czas na wdrożenie systemu (HRappka, inFakt, e-Pracownik) umożliwiającego składanie wniosków jednym kliknięciem. Prawo w końcu dogoniło technologię – wykorzystaj to, żeby odciążyć administrację.

Marketing B2B: era “Agentic AI”

Styczeń 2026 w marketingu B2B to wyraźne przejście od “Generative AI” (generowanie treści) do “Agentic AI” (autonomiczne wykonywanie zadań). Styczniowe raporty branżowe wskazują fundamentalną zmianę paradygmatu.

Trzy kluczowe zwroty w strategiach 2026:

1. Koniec klasycznego lead generation

Modele Buying Groups (grup zakupowych) wypierają tradycyjne lejki budowane wokół pojedynczych leadów (MQL). Systemy CRM w 2026 automatycznie agregują sygnały od różnych osób z tej samej firmy, tworząc “szansę sprzedażową” zamiast listy kontaktów.

2. AI podejmuje decyzje

Marketing nie tylko “wspiera się” sztuczną inteligencją – oddaje jej decyzje o budżetach reklamowych w czasie rzeczywistym. To ewolucja Programmatic B2B do wersji 3.0, gdzie system autonomicznie alokuje środki między kanały na podstawie sygnałów intencyjnych.

3. Hiper-personalizacja w cold mailingu

Wobec zaostrzonych filtrów antyspamowych Google i Yahoo (ponownie zaostrzone w Q4 2025), styczeń 2026 wymusił na firmach B2B odejście od masowych wysyłek. Zamiast nich – signal-driven outreach, czyli wiadomości wysyłane wyłącznie w reakcji na konkretny sygnał rynkowy (np. firma zatrudnia nowego dyrektora IT).

Protip: Baza mailingowa bez danych intencyjnych (intent data) traci wartość. W 2026 “Cold Email” działa tylko jako “Warm”. Zamiast 1000 maili do losowych prezesów, wykorzystaj narzędzia AI do znalezienia 50 firm, które wczoraj opublikowały ogłoszenie wskazujące na problem, który Twój produkt rozwiązuje.

Szybki przegląd zmian – kontrolna tabela

Obszar	Zmiana	Wartość/Termin
Faktury	Start KSeF dla dużych firm	1 lutego 2026
Faktury	Start KSeF dla MŚP	1 kwietnia 2026
Płace	Minimalne wynagrodzenie	4806 zł brutto
Płace	Stawka godzinowa	31,40 zł brutto
Podatki	Składka zdrowotna (próg średni)	830,58 zł/msc
Podatki	Limit amortyzacji aut spalinowych	100 000 zł (↓)
HR	Elektroniczne dokumenty kadrowe	Od 27 stycznia

Plan działania na luty

Najbliższe tygodnie to czas weryfikacji i dostosowania:

1. Do 10 lutego: Sprawdź pierwsze faktury KSeF od dużych kontrahentów – czy prawidłowo trafiają do systemu?
2. Do końca lutego: Zaktualizuj zlecenia stałe ZUS o nowe składki zdrowotne.
3. Do 1 marca: Przetestuj integrację KSeF w ERP (nawet przy starcie 1 kwietnia).
4. Przez cały luty: Przeprowadź audyt narzędzi marketingowych – czy CRM agreguje sygnały od buying groups?

Pierwszy tydzień lutego udowodnił, że 2026 nie będzie rokiem łagodnych przemian. Opóźnienie we wdrażaniu nowych standardów – technologicznych, podatkowych czy marketingowych – może realnie wypchnąć firmę z rynku. Czas działać.