Zapier vs Make vs n8n: które narzędzie automatyzacji wybrać do lead gen

W B2B automatyzacja lead generation to już nie dodatek, lecz fundament skutecznego pozyskiwania klientów. Dane mówią same za siebie: 71% firm B2B wskazuje automatyzację generowania leadów jako jeden z trzech najważniejszych priorytetów marketingowych, a organizacje z zaawansowaną automatyzacją osiągają ponad 50% więcej SQL przy tym samym budżecie (HubSpot State of Marketing 2024). Dziś nie wystarczą pojedyncze kampanie – potrzebujesz systemu, który obejmuje wszystko od pierwszego kontaktu, przez scoring i enrichment, aż po przekazanie sprzedaży.

Na rynku wyróżniają się trzy platformy: Zapier, Make i n8n. Każda prezentuje odmienną filozofię i sprawdza się w innych warunkach. Pokażę Ci, która pasuje do Twojej firmy – bez ogólników, z konkretnymi przykładami i realną kalkulacją kosztów.

Trzy filozofie automatyzacji – jaki typ buildera reprezentujesz?

Te narzędzia to nie tylko różne funkcje – to trzy podejścia do tworzenia systemów lead generation:

• Zapier = szybkość wdrożenia – błyskawiczny start, ponad 6000 gotowych integracji, żadnego kodu. Stworzony dla marketerów, którzy potrzebują natychmiastowych rezultatów,
• Make = wizualny architekt systemów – zaawansowana logika w przejrzystej formie, projektowanie w stylu canvas, gdzie cały przepływ leadów widzisz na jednym ekranie. Optymalny kompromis między ceną a możliwościami skalowania,
• n8n = maksymalna kontrola – open source, własny hosting, nieograniczona customizacja. Dla zespołów z growth engineerem lub programistą, potrzebujących nietypowych integracji i przewidywalnych kosztów przy dużych wolumenach.

Większość polskich firm B2B przechodzi przez wszystkie etapy: Zapier do testów → Make przy rozbudowie → n8n dla najbardziej złożonych scenariuszy.

Protip: Zanim zdecydujesz, naszkicuj w Miro docelowy przepływ leadów przy 10x większym wolumenie. Nie patrz na obecną sytuację, tylko jak proces powinien działać za rok. Zobaczysz natychmiast, gdzie Zapier stanie się za kosztowny lub ograniczony, a gdzie Make czy n8n dadzą realną przewagę.

Integracje i możliwości – co faktycznie zbudujesz

Aspekt	Zapier	Make	n8n
Liczba integracji	6000+ gotowych połączeń	~1500, ale funkcjonalnie głębsze	Setki + dowolne API przez HTTP node
Typowe dla lead gen	Formularze, Facebook/LinkedIn Lead Ads, CRM, email marketing	Jak Zapier + zaawansowane mapowanie danych	Wszystko powyższe + własne narzędzia, scraping, data warehouses
AI i enrichment	Podstawowe integracje OpenAI – świetne na start	Moduły AI w wizualnych workflow, personalizacja na skalę	LangChain, zaawansowany scoring, pełna kontrola logiki AI
Batch processing	Nieopłacalny przy 1000+ rekordach	Możliwy, potrzebuje optymalizacji	Najtańszy i najelastyczniejszy

W praktyce lead gen wygląda to tak:

Zapier sprawdza się przy:

• ekspresowym połączeniu formularzy (Webflow, WordPress, Typeform) z CRM,
• zapisach na webinary plus automatycznych przypomnieniach,
• prostych powiadomieniach dla zespołu sprzedaży.

Make pokazuje przewagę gdy potrzebujesz:

• lead scoringu łączącego dane z wielu źródeł (strona, email, CRM, aktywność w produkcie),
• dynamicznego przydzielania leadów odpowiednim handlowcom według branży, wielkości firmy czy regionu,
• wieloetapowych kampanii nurturingowych z rozbudowaną logiką.

n8n dominuje przy:

• integracji z niestandardowymi narzędziami do scrapingu,
• budowaniu własnych systemów enrichmentu z wielu API (Clearbit, własne bazy danych),
• wymogach compliance dotyczących lokalizacji danych lub konieczności self-hostingu.

Koszty przy skali – gdzie zaczyna boleć portfel

W lead gen B2B kluczowe pytanie brzmi: ile kosztuje przetworzenie jednego leadu przy rosnącym wolumenie. Przy 50-100 leadach miesięcznie różnice są symboliczne. Przy dziesiątkach tysięcy – monumentalne.

Model rozliczeń robi różnicę

• Zapier traktuje każdy krok jako osobne zadanie (task). W złożonych procesach scoringu jeden lead generuje 10-15 tasków, co przy skali buduje astronomiczne koszty,
• Make rozlicza operacje – zwykle korzystniej niż Zapier w bardziej skomplikowanych scenariuszach, choć trzeba pilnować limitów pakietu,
• n8n w wersji self-hosted nie nakłada limitów zadań – płacisz wyłącznie za serwer. Przy dużych wolumenach to często najtańsza opcja, zwłaszcza z istniejącą infrastrukturą chmurową.

Praktyczne wdrożenia pokazują, że przy wysokowolumenowych procesach (batch 1000+ rekordów, złożone scenariusze) n8n zazwyczaj okazuje się najbardziej opłacalny, podczas gdy w Zapier liczba tasków czyni takie operacje bardzo kosztownymi.

Protip: Oblicz „koszt automatyzacji per SQL” – podziel łączny koszt platformy przez liczbę wygenerowanych i zaakceptowanych przez sprzedaż SQL (Sales Qualified Leads). To znacznie lepsza metryka niż sama cena abonamentu.

Praktyczny prompt do wykorzystania

Zanim podejmiesz finalną decyzję, możesz skonsultować swój konkretny przypadek z AI. Skopiuj poniższy prompt i wklej do ChatGPT, Gemini, Perplexity lub skorzystaj z naszych autorskich generatorów biznesowych dostępnych na narzędzia lub kalkulatory.

Jestem [stanowisko] w firmie B2B i planuję automatyzację lead generation. 
Pomóż mi wybrać między Zapier, Make i n8n.

Nasz przypadek:
- Obecna liczba leadów miesięcznie: [liczba]
- Docelowa liczba leadów za rok: [liczba]
- Główne źródła leadów: [np. formularze na stronie, LinkedIn Lead Ads, webinary]
- Kompetencje techniczne zespołu: [np. tylko marketerzy / mamy growth engineera / mamy dział IT]

Podaj konkretną rekomendację z uzasadnieniem oraz oszacowaniem kosztów 
przy naszej skali. Uwzględnij również moment, w którym powinniśmy rozważyć 
migrację do innego narzędzia.

Którą platformę wybrać – konkretne scenariusze

Scenariusz 1: Startup/SMB – proste leady z formularzy (100-300/m-c)

Profil: SaaS B2B, software house, agencja bez dedykowanych deweloperów.

Źródła: formularze na stronie, Facebook/LinkedIn Lead Ads, zapisy na newsletter.

Cel: zapis do CRM (HubSpot, Pipedrive), powitalny email, notyfikacja na Slacku.

Najlepszy wybór: Zapier

• ekspresowe połączenie wszystkich elementów,
• bogata biblioteka gotowych szablonów,
• marketerzy zarządzają wszystkim samodzielnie.

Alternatywa: Make, gdy z góry wiesz, że proces będzie rozbudowywany o routery według kraju, wielkości firmy czy źródła pochodzenia.

Scenariusz 2: Mid-market – zaawansowany scoring i routing (500-5000/m-c)

Profil: firma B2B z dojrzałym zespołem marketingu i sprzedaży.

Źródła: formularze, kampanie płatne, webinary, outbound, sygnały z produktu (trial, aktywność).

Cel:

• agregacja danych firmograficznych i behawioralnych,
• wielowymiarowy lead scoring (przychody, stanowisko, branża, zachowania),
• inteligentny routing do odpowiednich handlowców według segmentu,
• automatyczne sekwencje nurturingowe.

Najlepszy wybór: Make

• zaawansowane routery i logika warunkowa,
• wizualizacja całego procesu na jednym ekranie,
• efektywne przetwarzanie batchowe przy scoringu,
• prostszy debugging niż Zapier.

Alternatywa: n8n, gdy proces wymaga niestandardowych integracji, zaawansowanej logiki AI lub custom scoringu w JavaScript.

Scenariusz 3: Enterprise – własne narzędzia i podejście data-driven

Profil: firma z działem growth engineering, hurtownią danych, wysokimi wymaganiami bezpieczeństwa.

Źródła: narzędzia scrapingowe, customowe integracje, eventy produktowe, zewnętrzne dane intent i firmograficzne.

Cel:

• integracja wielu źródeł z data warehouse (Snowflake, BigQuery),
• enrichment z kilku API, deduplikacja, fuzzy matching,
• generowanie list SQL-ready dla SDR/AE,
• kompletny audyt logów, własny hosting.

Najlepszy wybór: n8n

• pełna kontrola nad infrastrukturą,
• integracje z dowolnym API,
• pisanie custom logiki,
• przewidywalne koszty przy bardzo dużej skali.

Czasem sensowna hybryda: Make/Zapier po stronie „zewnętrznej” (łatwe zaciąganie leadów z reklam), a n8n jako główny silnik procesów w Twojej infrastrukturze.

Framework decyzyjny – jak wybrać w praktyce

Podejmując decyzję, przejdź przez te cztery kroki:

1. Oceń złożoność procesu

• Poziom 1: formularz → CRM → email/Slack → Zapier,
• Poziom 2: wieloźródłowy lead gen, scoring, routing → Make,
• Poziom 3: złożone workflow, AI, własne integracje → n8n (lub Make bez programistów).

2. Zweryfikuj kompetencje zespołu

• Tylko marketerzy, proste potrzeby → Zapier/Make,
• Jest growth engineer/programista → Make/n8n,
• Wymóg self-hostingu, custom integracje → n8n.

3. Kalkuluj koszty przy docelowej skali, nie obecnej

Oszacuj:

• docelową liczbę leadów miesięcznie (np. 5x obecny wolumen),
• orientacyjną liczbę kroków na lead,
• porównaj narzędzia w TYM scenariuszu.

Często okazuje się, że „tanio na start” (Zapier) = „drogo przy skalowaniu kampanii”.

4. Uwzględnij bezpieczeństwo i lokalizację danych

Jeśli leady zawierają wrażliwe informacje lub polityka firmy wymaga hostingu w określonym regionie czy własnego serwera – przewagę zyskuje n8n w modelu self-hosted.

Protip: Traktuj wybór narzędzia jak wybór CRM – nie optymalizuj pod „pierwszą automatyzację”, tylko pod docelowy system. W praktyce sensowne jest świadome „rozpoczęcie w Zapier” (szybkie testy), przy jednoczesnym zaprojektowaniu architektury pozwalającej na płynną migrację kluczowych scenariuszy do Make czy n8n przy określonej skali, bez przepisywania wszystkiego od podstaw.

Zapier to najszybsza droga do pierwszych automatyzacji – idealne dla marketerów bez wsparcia IT, którzy chcą szybko testować i iterować. Przy prostych procesach i umiarkowanej skali (do ~500 leadów/m-c) działa znakomicie.

Make oferuje najlepszy balans dla większości firm B2B w fazie wzrostu – łączy zaawansowaną logikę z przystępną formą, korzystniejsze ceny niż Zapier przy skali, a wizualny designer ułatwia współpracę marketingu ze sprzedażą.

n8n przeważa tam, gdzie liczą się pełna kontrola, niestandardowe procesy i przewidywalne koszty przy dużych wolumenach. Wymaga kompetencji technicznych, ale oferuje najwięcej możliwości i przy enterprise-scale bywa najtańszy.

Nie ma uniwersalnego zwycięzcy – najlepsza platforma dopasowuje się do Twojej obecnej dojrzałości procesów i kompetencji zespołu, jednocześnie pozwalając rosnąć bez bolesnej migracji za kilka miesięcy.